digitalizacion de documentos

Digitalización de documentos: Organiza tu Oficina

Tanto si trabajas desde casa como si estás en una oficina, es un buen momento para comenzar a digitalizar tus documentos. El proceso de digitalización de documentos consiste en convertir los documentos de papel en archivos digitales.

De esta forma, dispondremos de ellos con mayor facilidad, además de liberar un montón de espacio en nuestra oficina.


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Pasos para Digitalizar tus Documentos

1. Para empezar con este proceso deberemos hacer un primera criba o limpieza, atendiendo a los documentos necesarios y desechando aquellos que estén duplicados o que carezcan de importancia.


2. Una vez tengamos preparados los documentos en papel, debemos pensar de qué forma vamos a archivarlos. Tener ficheros digitales desorganizados puede ser tan incómodo como disponer de documentos físicos acumulados en las estanterías.

Para ello, es recomendable organizar nuestros documentos por subcarpetas, nombrándolos con etiquetas o palabras clave. Por ejemplo, puede que te interese organizar los trabajos por meses o en torno a un determinado proyecto o tarea.


3. En el caso de que determinados documentos o proyectos ya no nos sean necesarios, pero no queramos deshacernos de ellos, copia las carpetas enteras en un directorio aparte. De esta forma podrás seguir accediendo a ellos, pero no estarán a la vista.


4. Otro punto importante es convertir el proceso de digitalización en una rutina. Para ello, escanea cada documento importante que vayas generando y convierte esta acción en un nuevo hábito.


5. Cuando hayas escaneado los documentos físicos, podrás tirarlos, a menos que sean absolutamente importantes. También es aconsejable guardar los documentos digitalizados en más de un dispositivo (disco duro) por si se diera el caso de que hubiese algún problema con alguno de ellos en un futuro.


Impresoras para la Digitalización de Documentos

Si te animas a comenzar con la digitalización de tus documentos necesitarás contar con un escáner. Otra opción es obtener una impresora multifunción con escáner. De esta forma, con un solo dispositivo podremos realizar diversas tareas: imprimir, copiar, escanear, digitalizar…

Una opción perfecta y muy económica para contar en nuestra oficina es la Impresora Multifunción HP LaserJet Enterprise M525f. El proceso de digitalización con esta impresora es muy cómodo ya que los trabajos pueden ser administrados a través de su pantalla táctil de 8 pulgadas y los documentos escaneados pueden enviarse directamente a correo electrónico, fax o carpeta de red.

caracteristicas impresora hp m525

HP LJ Enterprise MFP M525f

  • Fax, Escáner y Copia
  • Doble Cara: Automática
  • Copias/mes: 2.000 – 6.000
  • Resolución: 1200×1200 dpi
  • Velocidad: 40 pag/min
  • Tamaño: 51.6×54.7×57.6 cm
  • Ficha Técnica Completa

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5th mayo , 2020    

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